Contract for Media

Contract for media je profesionální podnikový systém určený zejména ke správě plošné a řádkové inzerce či reklamy v médiích. Poskytuje plnou sestavu kvalitních nástrojů pro zajištění efektivního příjmu a zpracování inzerce/reklamy, nástroje pro podporu práce inzertního a obchodního oddělení a statistické nástroje. Jedná se o moderní a flexibilní systém připravený řešit náročné požadavky klientů.
Integrovaný systém workflow umožňuje jednotlivé úkoly efektivně rozdělit mezi pracovníky inzertního oddělení a interaktivně sledovat jejich plnění. Systém nabízí zřetelné zjednodušení složitých vazeb mezi vydavatelstvím a klienty i mezi jednotlivými odděleními vydavatelství. Jeho využívání výrazně usnadní a urychlí práci uživatelů. Celkový návrh je vysoce flexibilní a umožňuje nejen splnění všech obecných požadavků zákazníka, ale i další růst a rozšiřování funkčnosti ve všech potřebných oblastech.

Moduly
* marketingový modul (správa klientů, primární nástroj obchodního oddělení)
* modul CRM (customer relationship management)
* modul objednávek
* modul fakturace
* modul zpracování inzertních podkladů
* modul plánování titulu
* modul plánování online titulů
* administrační modul

Princip stavebnice
Systém je uspořádán modulárně a jednotlivé moduly lze využívat jednotlivě či v potřebné kombinaci. Základní moduly pokrývající standardní řešení zpracování inzerce ve vydavatelství. Lze ovšem například připojit moduly pro B2B komunikace mezi vydavatelstvím a agenturou.

Jazykové prostředí systému
Inzertní systém Contract umožňuje provoz v různých jazykových mutacích. Základní verze systému je nastavena na český jazyk, uživatel má ovšem možnost pracovat např. i v anglickém, německém, polském či slovenském prostředí. Jazykovým prostředím není míněn jen vzhled systému, ale i přizpůsobení národním zvyklostem jako je např. formátování měny apod. Samozřejmostí jsou tiskové sestavy v různých jazykových mutacích, zejména v angličtině a němčině.

Obecné vlastnosti
* Příjem a správa plošné a řádkové inzerce
* Automatizovaná fakturace
* Prostředky pro propojení s externím účetním systémem
* Správa firemních kontaktů
* Nástroje CRM pro obchodní oddělení
* Kontrolní mechanismy
* Komplexní statisticky
* Systém kategorizace inzerátů a inzerentů
* Hierarchie přístupových práv do jednotlivých sekcí systému
* Propojitelnost s dalšími systémy
* Přizpůsobivost požadavkům zákazníka
* Škálovatelnost
* Prostředky pro komunikaci mezi uživateli

Interaktivní prostředky pro meziuživatelskou komunikaci
Systém poskytuje interaktivní prostředky pro komunikaci mezi uživateli a elektronický přenos širokého spektra dat.

Integrovatelnost s dalšími systémy
Systém je propojitelný s dalšími systémy (například pro tvorbu periodik, účetní systémy, tabulkové kalkulátory jako MS Excel apod.).

Jednoduché ovládání
Snadné a přirozené ovládání systému založené na principu přehledných menu a systému drag and drop.

Efektivní komunikace s uživatelem, automatizace obchodních procesů
Systém obsahuje prostředky pro efektivní a rychlou komunikaci s klienty. Mezi funkce spadající do této oblasti patří například zadání/rezervace objednávky, zpracování objednávky systémem, automatické vystavení příslušných faktur, dobropisů, vedení informací o klientech, samotné vizuální rozvržení rozmístění inzerce na stranách dle přání, následné kontroly apod.

Centralizace a jednodušší správa
Přehledná a centralizovaná správa objednávek umožňuje v každém okamžiku získat detailní přehled o klientech, zakázkách apod.

Rychlý a inteligentní přístup k informacím
Rychlá dostupnost požadovaných informací je podpořena inteligentním vyhledávácím systémem filtrů.

Jednoduchá kontrola
Centralizace správy všech vydání včetně mutací zajišťuje jednoduchou kontrolu, rychlé úpravy a správu.

Reálný náhled na strany před vlastním vytištěním
Vlastní vydání je možné zobrazit jako reálný náhled na strany před vlastním vytištěním, v průběhu umisťování inzerátu jsou zobrazovány detailní informace. 

Management kontaktů
Logická kategorizace klientů:
* klienti
* agentury
* mediální agentury
* kreativní agentury
* možné další stromové dělení

Kategorizace podle důležitosti klienta
Stromová kategorizace dle oblasti působnosti klienta (telekomunikace, banky, apod.)

Adresy jednotlivých poboček klienta
Definice fakturačního modelu dojednaného s klientem (kolik faktur tisknout, doručovací adresy)

Seznam kontaktních osob klienta
* osobní údaje
* telefon, fax, e-mail
* důležitost
* privátní adresa
* další údaje, dle potřeby

CRM (Customer Relationship Managment) - řízení vztahu se zákazníky
Systém nabízí plnou kontrolu styku se zákazníkem - možnost zaznamenávání výsledků jednání, informací o kontaktních osobách, o osobě (osobách) jednatele, evidence faxů, telefonátů, elektronické pošty apod. Tyto informace se mohou stát neocenitelné při určování další firemní strategie, mimoto dochází ke zpružnění, usnadnění a dojmově příznivějšímu jednání se stálejšími klienty.
Zápisy z jednání:
* předmět jednání
* přítomné osoby
* výsledek jednání

Nástroje pro řízení práce inzertního oddělení a následnou kontrolu
plánování úkolu:
* uživatel sám sobě
* vedoucí svým podřízeným
* automatické informování uživatele o aktuálních úkolech při startu aplikace a při přidání úkolu, sledování plnění úkolu

Provize:
* výkazy k práci akvizitorů
* výkazy pro jednotlivé členy obchodního oddělení

Marketingové akce
Inzertní systém Contract umožňuje díky pokročilému systému kategorizace klientů vhodně zaměřit marketingové akce na klienty určitého typu. Při propojení s aplikací MS Word je možné zasílat dopisy klientům dle výběru s tím, že proměnné údaje do systému přiřazuje systém sám. Tarus obsahuje svůj vlastní mailserver pro automatické rozesílání mailu. Systém umožňuje hromadné rozesílání dopisů a e-mailů klientům dle různých kritérií.

Systém objednávek
Pro příjem plošné a řádkové inzerce je určen modul objednávek. Umožňuje vkládání objednávek do systému, zajišťuje výpočet ceny, tisk potvrzení objednávky a komunikaci s modulem fakturace.

Automatizovaný, modulární výpočet cen, slev a přirážek
Systém výpočtu ceny objednávky je vysoce flexibilní a dokáže se přizpůsobit i složitým inzertním modelům používaným konkrétním zákazníkem. Systém externích skriptů umožňuje definovat způsob výpočtu objednávky dle parametrů klienta, dle umístění na straně a dle dalších uživatelsky volitelných parametrů.
Klient muže být automaticky zařazen do skupiny, podle které je pak automaticky dopočtena cena včetně započtení různých zvýhodnění (slevy je možné definovat, stejně tak podmínky pro jejich uplatnění/neuplatnění apod.), nebo přirážek. Ocenění objednávky může být jednotné i individuální.
Mezi další funkce patří:
* Podpora kampaní
* Okamžitá dostupnost informací týkajících se komunikace s klientem
* Dopisy, telefonáty, maily, schůzky atd.
* Smlouvy s klientem - automatická kontrola plnění limitu
* tvorba nabídek a jejich snadný převod na objednávku
* Při zadávání objednávky má pracovník inzertního oddělení vždy k dispozici aktuální údaje o stavu fakturace objednatele a o stavu vydání. Informace o procentuálním a skutečném pokrytí vydání titulu jsou k dispozici v reálném čase a je možné tedy včas reagovat na inzertní potřeby zákazníků.

Interaktivní plánování vydání
Interaktivní prostředky pro plánování vydání, založené na filozofii "rychlost a jednoduchost", umožňují provozovateli přehledně předem naplánovat jednotlivá vydání, rozvržení stran, barevnost stran, inzertní oblasti a další důležité informace. Veškeré operace je možné provést velmi snadno a rychle prostřednictvím myši a přetažením (drag and drop) objektu do požadované pozice. Při umisťování inzerce na strany jsou automaticky zobrazovány informace o inzerentovi, procentní zaplněnost stran a další užitečné informace.

Významné vlastnosti:
* Inzerci a rozvržení stran je možné měnit až do posledního okamžiku
* Definování redakčních a inzertních oblastí
* Přiřazení rubrik stranám

Šablony
Pro zjednodušení a urychlení práce systém poskytuje šablony s přednastavenými parametry. Po aplikování šablony je možné vydání změnit dle potřeby.

Elektronický náhled
Z uživatelského pohledu je jednou z nejdůležitejších vlastností vhodná grafická prezentace údajů v systému. Hlavním nástrojem pro umístění inzerátu do vydání je elektronický náhled na vydání periodika.

Hlavní vlastnosti:
* přehledné zobrazení vydání, separátu
* zobrazení mutací vydání
* grafické znázornění vkládané inzerce
* grafické znázornění autoinzerce
* veškerá práce s inzeráty probíhá pomocí přetahování inzerátů myší
* přehledné zobrazení inzertních oblastí a jejich priorit
* zobrazení redakční a inzertní části
* pro snadnou orientaci elektronický náhled zobrazuje objekty různými barvami dle kontextu a stavu objektu

Správa podkladů
Inzertní systém Contract přináší jednotný systém pro správu inzertních podkladů. V adresářové struktuře vytváří adresářové struktury dle čísla inzerátu. Náhledy inzerátů lze zobrazit na straně v elektronickém náhledu. Tyto náhledy jsou pro podklady v podobě EPS a AI ve většině případů vytvářeny automaticky. Speciální sekce systému umožňuje přehledně zobrazit seznam inzerátů k otištění včetně stavu podkladů. Zodpovědná osoba tak má vždy k dispozici informaci o tom, zda je inzerát vyroben, zda je schválen klientem apod.
Automatická archivace a zatřídění při propojení se systémem Naxos.

Fakturace
Inzertní systém Contract obsahuje veškeré nástroje obecně pro fakturaci i pro fakturace se specifickým napojením na inzertní systém. Umožňuje hromadnou fakturaci inzerce dle zvoleného modelu v konkrétní organizaci, vystavování daňových dokladů, dobropisů, vrubopisů, automatické generování upomínek atd.
Úhrady je do systému možné importovat z elektronických výpisů z banky, případně je vkládat ručně. Při tvorbě faktur jsou fakturám automaticky přiřazovány variabilní symboly, které následně pomáhají automatickému spárování položek z výpisu z bankovního účtu s vlastními doklady.

Nástroje pro sledování plateb klientu
Inzertní systém Contract sleduje průběžně stav úhrad faktur jednotlivých klientů. Přehled o stavu úhrad je možné získat ihned při příjmu objednávky a na základě těchto informací se dále rozhodovat. Vystavení upomínek je pak možné během několika vteřin pouhým kliknutím myši. V modulu pro správu klientů je možné zvolené klienty z upomínání vyřadit.

Automatická fakturace, vysoká adaptabilita výpočtu cen
Automatická fakturace - výpočet ceny probíhá v reálném čase. Do této oblasti spadají i volba měny, jazyka, smluvní splatnosti, přirážek, slev a další podobné funkce.

Import a export informací
Mezi automatizované funkce patří dnes již nedílná možnost importu/exportu informací do dalších aplikací, automatické párování plateb, import výpisu bankovních institucí, hlídání lhůt splatnosti apod.

Účetní osnova
Inzertní systém Contract obsahuje komplexní mechanismus řešící přiřazení účetních středisek a účtů jednotlivým dokladům. Umožňuje definovat analytické účty pro jednotlivé položky ceníku a v účetnictví tak např. odlišit inzerci podle titulu, položek ceníku, běžné či reciproce apod. Veškeré operace v rámci inzertního systému tak mají svůj obraz v účetnictví organizace a při exportu do účetního programu tak není třeba provádět žádné další operace.

Komplexní statistiky
Přední funkce systému v této oblasti:
* objem objednávek s rozlišením mnoha parametrů jako reciproce, zahraniční inzerce
* seznamy faktur včetně úhrad
* objem objednávek agentury pro dané období (brutto/netto)
* objem inzerce klienta pro dané období
* objem objednávek obchodníků a akvizitorů
* zaplněnost stran, inzertní výtěžnost stran
* propojení s aplikací MS Excel
* propojení s aplikací Seagate Crystal Reports
* tiskové sestavy
Systém je připraven pro spojení s některým z moderních data-mining nástrojů.

WWW přístup
K aktuálním informacím o zaplněnosti stran a k dalším důležitým informacím je možné přistupovat skrze www prohlížeč, tzn. z počítačů PC i Apple Macintosh. V daný okamžik tak má inzertní oddělení i redakce k dispozici aktuální pohled na vydání a na stav nabrané inzerce.
WWW rozhraní umožňuje zadávání řádkové inzerce přes Internet.

Komplexní systém práv uživatelů
Uživatelé inzertního systému Contract se do systému přihlašují pod svým uživatelským jménem a heslem. Přístup do jednotlivých sekcí systému zajišťuje komplexní systém práv uživatelů. Každý uživatel má definovanou svoji roli (obchodník, účetní, apod.) a z toho také vyplývá právo přístupu jen do příslušných sekcí systému.

B2B - business to business
Inzertní systém Contract využívá nejmodernější technologie a standardy pro informační systémy. Ve speciálním režimu umožňuje automatizovat vzájemnou komunikaci mezi vydavatelstvím a agenturou, resp. inzerentem. Umožňuje elektronický příjem objednávek přes e-mail nebo přes speciální rozhraní. Do novějších verzí systému se připravuje podpora mezinárodního XML standardu pro elektronickou komunikaci mezi vydavatelstvími a agenturami - XML XAA.

Další možnosti
Při použití dalších modulů je možno systém rozšířit například o zpracování inzertních bannerů na www prezentacích. Díky své flexibilitě je systém připraven vyhovět i požadavkům náročných zákazníků.

Technické informace
Inzertní systém Contract je moderní řešení postavené na multi-tier architektuře. Využívá nejmodernějších technologií JAVA, EJB a XML. Vhodná volba technologií a inteligentní návrh zajišťuje schopnost systému přizpůsobit se náročným požadavkům zákazníků na vlastnosti, výkon a zabezpečení celého systému.

Robustnost, škálovatelnost a zabezpečení
Spolehlivost, flexibilita a škálovatelnost inzertního systému Contract je zajištěna použitím moderních technologií JAVA, EJB, CORBA, XML, SQL a dalších. Použitá multi-tier architektura umožňuje škálovatelnost systému dle požadavků zákazníka.

Nezávislost na platformě
Velmi významnou vlastností systému je provozovatelnost na všech platformách s kvalitní podporou prostředí JAVA, tedy nulové omezení provozovatele v rámci jeho volby vhodné platformy - - Windows 98/NT/2000, Linux, Solaris atd.
Jako SQL databázi lze použít například Oracle 8i/9/10, MS SQL atd.

Bezpečnost dat
Vysoký stupeň bezpečnosti dat je zajištěn verifikací uživatele a přístupovými právy. Správa uživatelů je jednoduchou a nenáročnou záležitostí která ale umožňuje plnou kontrolu nad hierarchií práv a povinností jednotlivých uživatelů.
Příklady použití

Správa inzerce ve vydavatelské skupině
Inzertní systém Contract umožňuje přesně a jasně definovat inzertní kombinace nejen mezi jednotlivými tituly, ale i mezi jednotlivými vydavatelstvími v rámci vydavatelské skupiny.

Správa billboardu
Při výměně modulu inzertních podkladů za modul určený pro "outdoor advertising" získá společnost zabývající se venkovní reklamou silný nástroj pro svou práci. K dispozici je samozřejmě plnohodnotný marketingový a statistický modul, který je přizpůsoben tak, aby plně vyhovoval potřebám dané společnosti.

Správa reklamního času v rozhlasových stanicích
Modul pro správu reklamního času v rozhlasových stanicích je určen pro přesné definování. V případě bližšího zájmu poskytne obchodní oddělení společnosti bližší informace.

Správa reklamního času v televizních stanicích
Modul pro správu vysílacího času v TV stanicích. Bližší informace jsou k dispozici na vyžádání. V případě bližšího zájmu poskytne obchodní oddělení společnosti bližší informace.

Správa reklamních kampaní v reklamních a mediálních agenturách
Při použití inzertního systému Contract s modulem pro tištěná periodika, venkovní reklamu a modulem pro rozhlasové a televizní stanice, má mediální či reklamní agentura k dispozici kompletní informační systém, kterým je možno zpracovávat veškeré mediální kampaně.
Při komunikaci s médiem, které používá inzertní řešení Contract je možno vyměňovat data (objednávky atd.) plně elektronickou cestou bez faxu a telefonátu.

» Stáhněte si PDF o systému Contract for Media